Bạn về tới nơi mà hồ sơ chưa về. Đó là tình huống rất hay gặp, và nó xử lý được nếu bạn có bộ hồ sơ của riêng mình.
Hồ sơ chưa về thì làm gì
- Đưa bộ hồ sơ riêng của bạn ra
- Đó chính là lúc nó phát huy tác dụng
- Nói rõ đây là bản sao bạn giữ
- Và bản chính thức đang trên đường
- Mục thứ ba là cách nói cho đúng
Cả site này khuyên giữ một bộ riêng. Đây là tình huống mà lời khuyên đó thành hiện thực.
Bản sao có dùng được không
- Dùng được cho phần trao đổi
- Phần thủ tục có thể vẫn cần bản chính thức
- Hỏi rõ phần nào cần bản nào
- Làm phần trao đổi trước, phần thủ tục sau
- Mục thứ tư là cách chia việc
Không phải mọi việc đều chờ được. Tách ra thì phần nào làm được thì làm ngay.
Nên thúc bên kia gửi thế nào
- Liên hệ người điều phối hoặc người đã làm việc với bạn
- Nói rõ cần mục nào
- Nói rõ gửi cho ai và bằng cách nào
- Yêu cầu càng cụ thể thì càng nhanh
- Mục thứ tư là nguyên tắc
Nói chung chung là xin hồ sơ thì sẽ chờ lâu. Nói rõ mục nào và gửi đâu thì việc chạy.
Có nên hoãn buổi gặp lại không
- Thường là không nên
- Gặp trước bằng hồ sơ của bạn
- Rồi bổ sung sau
- Hoãn thì mạch dễ đứt và khó nối lại
- Mục thứ tư là lý do
Một buổi gặp thiếu hồ sơ vẫn hơn không có buổi gặp nào. Đừng để mạch đứt.
Về chuyện nói rõ đang thiếu những gì
- Liệt kê rõ phần nào đã có, phần nào đang chờ
- Đưa danh sách đó cho người tiếp nhận
- Họ biết thì họ không kết luận vội
- Và họ biết chờ gì
- Mục thứ ba là điều quan trọng nhất
Kết luận dựa trên hồ sơ thiếu mà không ai biết là thiếu thì rất rủi ro. Nói rõ là bắt buộc.
Về chuyện tự kể lại theo thứ tự thời gian
- Kể theo thứ tự thời gian, không kể lộn xộn
- Dựa vào bản ghi của bạn
- Nói rõ đâu là điều bạn nhớ, đâu là điều trong giấy
- Hai loại đó có độ tin cậy khác nhau
- Mục thứ ba là chi tiết quan trọng
Người nghe cần biết mức tin cậy của từng mảnh thông tin. Nói rõ thì họ cân nhắc đúng.
Về chuyện hỏi có cách nào lấy nhanh không
- Hỏi nơi tiếp nhận có kênh liên hệ trực tiếp không
- Hai nơi liên hệ với nhau thì thường nhanh hơn
- Cung cấp cho họ mọi thông tin liên lạc bạn có
- Bạn làm cầu nối, họ làm phần còn lại
- Mục thứ tư là vai trò đúng của bạn
Có việc bạn làm rất khó mà hai nơi làm với nhau rất nhanh. Đây lại là một việc như vậy.
Về chuyện đừng để việc này kéo dài
- Đặt cho mình một hạn để theo
- Quá hạn mà chưa có thì hỏi lại
- Hỏi cả hai đầu
- Hồ sơ nằm im thì nằm rất lâu
- Mục thứ tư là lý do phải theo
Không ai theo thì không ai đẩy. Bạn là người có động lực nhất để đẩy.
Về chuyện ghi lại cả quá trình đòi hồ sơ
- Ghi từng lần liên hệ
- Ghi tên người và ngày
- Ghi họ hẹn khi nào
- Bản ghi này giúp lần hỏi sau không phải kể lại từ đầu
- Mục thứ tư là lợi ích
Hỏi lần thứ ba mà vẫn kể từ đầu là mất thời gian cả hai. Bản ghi rút ngắn được.
Về chuyện lần sau thì chuẩn bị kỹ hơn
- Rút kinh nghiệm cho những lần chuyển sau
- Xin bản bàn giao trước khi rời đi
- Chụp lại mọi tài liệu
- Hai việc đó tránh được gần hết tình huống này
- Mục thứ tư là kết luận
Tình huống này gần như luôn tránh được. Hai việc nhỏ làm trước khi rời đi là đủ.
Về chuyện đừng để việc này làm mất lòng tin
- Hồ sơ về chậm là chuyện tổ chức
- Không phải ai đó cẩu thả với bạn
- Xử lý bình tĩnh thì mọi việc nhanh hơn
- Bực bội thì chỉ làm khó cả hai bên
- Mục thứ ba là cách có lợi nhất
Cách phản ứng của bạn ảnh hưởng tới tốc độ người ta giúp. Bình tĩnh là lựa chọn hiệu quả.
Bốn thứ luôn đi cùng bạn khi chuyển
- Giấy giới thiệu và tóm tắt bệnh án
- Phim và kết quả bản gốc
- Danh sách thứ đang dùng và thứ từng gây phản ứng
- Bài này thêm: danh sách phần đã có và phần đang chờ
Ba thứ đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.
Chuyển tuyến là chuyện của hệ thống, không phải đánh giá về bạn
- Nó nói nơi nào làm được việc cần làm
- Không nói tình trạng của bạn nặng tới đâu
- Không phải nơi nào cũng cần làm được mọi thứ
- Và chuyển đi thường không có nghĩa là cắt đứt với nơi cũ
- Mục thứ hai là điều cả site này lặp lại
Hiểu nhầm chỗ này làm người ta hoảng khi nghe hai chữ chuyển tuyến. Nó là chuyện tổ chức, không phải chuyện tiên lượng.
Đi khám ngay, không chờ ngày hẹn chuyển, nếu
- Dấu hiệu nặng lên rõ rệt trong lúc chờ
- Đau ngực, khó thở, hoặc yếu một bên người
- Sốt cao không hạ hoặc lơ mơ khó đánh thức
- Chảy máu bất thường hoặc nôn không dứt
- Hoặc bất cứ dấu hiệu nào đến đột ngột
Năm dấu hiệu này lặp lại ở mọi bài, và ngày hẹn chuyển không phải thứ để chờ khi đang xấu đi.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ chưa về thì làm gì?
Đưa bộ hồ sơ riêng của bạn ra. Đó chính là lúc nó phát huy tác dụng.
Bản sao có dùng được không?
Dùng được cho phần trao đổi. Phần thủ tục có thể vẫn cần bản chính thức, nên hỏi rõ.
Nên thúc bên kia gửi thế nào?
Liên hệ người điều phối hoặc người đã làm việc với bạn, nói rõ cần mục nào và gửi cho ai.
Có nên hoãn buổi gặp lại không?
Thường là không nên. Gặp trước bằng hồ sơ của bạn, rồi bổ sung sau.