Sau khi về, thường có hơn một nơi cùng liên quan tới bạn. Phân vai cho rõ ngay từ đầu là cách tránh mọi khoảng trống về sau.
Vì sao cần phân vai rõ
- Phần không ai nhận là của mình sẽ không ai làm
- Đó là khoảng trống hay gặp nhất
- Mỗi bên tưởng bên kia lo
- Và không ai phát hiện cho tới khi cần
- Mục thứ tư là điều làm nó nguy hiểm
Cùng một lý do với mọi khúc đứt khác trong site này. Chỗ giao nhau là chỗ không ai canh.
Hỏi thế nào cho rõ
- Hỏi từng việc một
- Việc này ai làm
- Bao lâu một lần
- Và báo kết quả cho ai
- Ba câu đó cho mỗi việc
Hỏi chung chung thì nhận lại câu chung chung. Hỏi từng việc thì mọi thứ rõ ra.
Nên ghi lại thế nào
- Một bảng một trang
- Mỗi dòng một việc
- Cột ai làm, cột bao lâu một lần, cột báo cho ai
- Dán ở chỗ dễ thấy trong nhà
- Mục thứ tư là cách dùng nó
Bảng cất trong ngăn kéo thì không ai xem. Dán lên tường thì cả nhà biết.
Có thay đổi thì sao
- Cập nhật bảng ngay
- Bảng cũ còn tệ hơn không có bảng
- Vì nó làm mọi người tin vào thứ đã sai
- Ghi ngày cập nhật ở góc bảng
- Mục thứ tư là cách biết bảng còn mới không
Một ngày tháng ở góc cho biết bảng này còn dùng được không. Chi tiết nhỏ mà quan trọng.
Về chuyện hỏi ai là người nắm tổng thể
- Hỏi thẳng ai là người nắm bức tranh chung
- Có người đó thì bạn biết hỏi ai khi phân vân
- Không có thì đề nghị làm rõ
- Hoặc chính bạn giữ vai trò nối các bên
- Mục thứ tư là phương án thực tế nhất
Không phải lúc nào cũng có sẵn người nắm tổng thể. Lúc đó thì bản ghi của bạn là bức tranh chung.
Về chuyện kết quả nên về một chỗ
- Hỏi kết quả các lần theo dõi gửi về đâu
- Tốt nhất là tập trung về một nơi
- Bạn cũng giữ một bản cho mình
- Rải rác nhiều nơi thì không ai thấy diễn biến
- Mục thứ tư là lý do
Diễn biến chỉ thấy được khi các kết quả nằm cạnh nhau. Gom về một chỗ là điều kiện.
Về chuyện hỏi mốc nào thì quay lại nơi kia
- Hỏi có mốc nào phải quay lại không
- Hỏi điều kiện nào thì quay lại sớm hơn
- Ghi vào lịch và vào bảng phân vai
- Đừng để tới lúc đó mới đi hỏi
- Mục thứ ba là việc làm ngay
Mốc quay lại nếu không ghi thì sẽ trôi qua. Ghi vào lịch là xong.
Về chuyện thay đổi trong nhà cũng cần tính
- Người đưa bạn đi khám có thể bận về sau
- Bàn trước xem lúc đó ai thay
- Cho người thay biết bảng phân vai nằm ở đâu
- Kế hoạch dài thì phải tính cả phần người
- Mục thứ tư là điều hay bị quên
Kế hoạch theo dõi kéo dài nhiều tháng. Con người thì thay đổi trong khoảng đó.
Về chuyện đừng để mình thành người duy nhất biết
- Chia sẻ bảng phân vai với ít nhất một người
- Để họ biết mọi mốc và mọi cách liên lạc
- Lúc bạn không làm được thì họ tiếp
- Đây là điều cả site này nhắc đi nhắc lại
- Mục thứ ba là tình huống thật
Người cần bảng này nhất là người phải dùng nó khi bạn đang mệt. Chuẩn bị cho lúc đó.
Về chuyện xem lại bảng sau mỗi vài tháng
- Đặt một mốc để xem lại bảng
- Kiểm xem còn đúng không
- Việc nào đã xong thì gạch
- Việc nào mới thì thêm vào
- Mục thứ nhất là cách duy trì
Bảng không được xem lại thì thành lỗi thời trong vài tháng. Một mốc định kỳ giữ nó sống.
Về chuyện bảng phân vai cũng là lời giới thiệu
- Gặp người mới thì đưa bảng ra trước
- Họ thấy ngay cấu trúc của việc theo dõi
- Và biết mình nằm ở đâu trong đó
- Nhanh hơn kể miệng rất nhiều
- Mục thứ ba là lợi ích cho họ
Một trang giấy làm được việc mà mười phút kể chuyện không làm nổi. Đưa bảng ra trước.
Bốn thứ luôn đi cùng bạn khi chuyển
- Giấy giới thiệu và tóm tắt bệnh án
- Phim và kết quả bản gốc
- Danh sách thứ đang dùng và thứ từng gây phản ứng
- Bài này thêm: bảng phân vai ai theo dõi phần nào
Ba thứ đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.
Chuyển tuyến là chuyện của hệ thống, không phải đánh giá về bạn
- Nó nói nơi nào làm được việc cần làm
- Không nói tình trạng của bạn nặng tới đâu
- Không phải nơi nào cũng cần làm được mọi thứ
- Và chuyển đi thường không có nghĩa là cắt đứt với nơi cũ
- Mục thứ hai là điều cả site này lặp lại
Hiểu nhầm chỗ này làm người ta hoảng khi nghe hai chữ chuyển tuyến. Nó là chuyện tổ chức, không phải chuyện tiên lượng.
Đi khám ngay, không chờ ngày hẹn chuyển, nếu
- Dấu hiệu nặng lên rõ rệt trong lúc chờ
- Đau ngực, khó thở, hoặc yếu một bên người
- Sốt cao không hạ hoặc lơ mơ khó đánh thức
- Chảy máu bất thường hoặc nôn không dứt
- Hoặc bất cứ dấu hiệu nào đến đột ngột
Năm dấu hiệu này lặp lại ở mọi bài, và ngày hẹn chuyển không phải thứ để chờ khi đang xấu đi.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao cần phân vai rõ?
Vì phần không ai nhận là của mình sẽ không ai làm. Đó là khoảng trống hay gặp nhất.
Hỏi thế nào cho rõ?
Hỏi từng việc một: việc này ai làm, bao lâu một lần, và báo kết quả cho ai.
Nên ghi lại thế nào?
Một bảng một trang: mỗi dòng một việc, cột ai làm, cột tần suất, cột báo cho ai.
Có thay đổi thì sao?
Cập nhật bảng ngay. Bảng cũ còn tệ hơn không có bảng.